Fonctionnement de l’inventaire global

L’inventaire global permet à votre organisation d’utiliser un inventaire partagé entre plusieurs collectes de fonds. Il est conçu pour les situations où le même inventaire physique est vendu dans plusieurs collectes de fonds et où chaque vente doit être déduite du même inventaire central.

Par exemple, si plusieurs collectes de fonds vendent le même t-shirt, chandail à capuchon, billet de repas ou article de marchandise, l’inventaire global permet d’éviter que votre organisation vende plus d’articles que la quantité totale disponible.

Chaque collecte de fonds contrôle toujours la façon dont l’article est présenté aux acheteurs, notamment son prix, ses images, sa description, les règles liées au code d’accès et les limites d’achat. L’inventaire global contrôle uniquement la quantité d’inventaire partagée.

Important : L’inventaire global ne remplace pas les options d’achat. Il permet plutôt d’ajouter le suivi d’un inventaire partagé aux options d’achat.

Quand utiliser l’inventaire global

Utilisez l’inventaire global lorsque :

Le même article est vendu dans plusieurs collectes de fonds.
L’article provient d’un inventaire central partagé.
Votre organisation doit éviter de vendre plus d’articles que la quantité totale disponible pour l’ensemble des collectes de fonds.

Vous n’avez pas besoin de l’inventaire global lorsque :

L’article est vendu dans une seule collecte de fonds.
Chaque collecte de fonds possède son propre inventaire.
L’article n’a pas de limite d’inventaire.
Vous avez seulement besoin de définir une limite d’achat par collecte de fonds.

Lier l’inventaire global aux options d’achat

Une fois l’inventaire global configuré, vous pouvez le lier aux options d’achat d’une collecte de fonds ou d’un Blueprint.

La méthode à utiliser dépend de la présence de variantes dans l’option d’achat.

Options d’achat sans variantes

Utilisez cette méthode lorsque l’option d’achat représente un seul article et que les acheteurs n’ont pas à choisir parmi différentes variantes.

Ouvrez l’option d’achat.
Sélectionnez Inventaire global comme source d’inventaire.
Sélectionnez l’article d’inventaire global approprié.
Sélectionnez la variante correspondante.
Enregistrez l’option d’achat.

Une fois l’option enregistrée, les achats effectués dans cette collecte de fonds réduiront la quantité disponible pour la variante d’inventaire global sélectionnée.

Options d’achat avec variantes

Si les acheteurs doivent choisir parmi différentes variantes, comme une taille, une couleur, un type de billet ou un choix de repas, chaque variante de l’option d’achat doit être associée à la variante correspondante de l’inventaire global.

Ouvrez l’option d’achat.
Ajoutez ou modifiez les variantes de l’option d’achat.
Associez chaque variante à la variante correspondante de l’inventaire global.
Enregistrez l’option d’achat.

Important : Lorsqu’une option d’achat comporte des variantes, associez l’inventaire global à chaque variante individuelle, plutôt qu’à l’article parent seulement.

Par exemple :

Variante de la collecte de fonds : T-shirt petit
Inventaire global : T-shirt / Petit

Variante de la collecte de fonds : T-shirt moyen
Inventaire global : T-shirt / Moyen

Ce qui se passe au moment du paiement

Lorsqu’un acheteur sélectionne un article lié à un inventaire global, CrowdChange vérifie si la quantité disponible dans l’inventaire partagé est suffisante.

Si la quantité disponible est suffisante, l’acheteur peut poursuivre le processus de paiement. Une fois l’achat terminé, la quantité disponible dans l’inventaire partagé est automatiquement mise à jour.

Si la quantité disponible change avant que l’achat soit terminé, l’acheteur ne pourra pas acheter plus que la quantité restante.

Cela permet de protéger l’inventaire partagé lorsque plusieurs collectes de fonds vendent des articles provenant du même inventaire au même moment.

Ce qui se passe lorsqu’un achat est remboursé ou annulé

Lorsqu’un achat lié à l’inventaire global est remboursé ou annulé, les quantités de l’inventaire partagé sont automatiquement mises à jour.

Cela signifie que la quantité associée à l’achat remboursé ou annulé est remise dans l’inventaire partagé, sans qu’il soit nécessaire de modifier manuellement la quantité disponible.

Modifier les liens d’inventaire après des achats

Après qu’un article lié à l’inventaire global a été acheté, certains paramètres d’inventaire peuvent être verrouillés. Cela permet de protéger l’historique des achats et d’éviter que l’inventaire soit modifié accidentellement après que des ventes ont été effectuées.

Le lien avec l’inventaire peut toujours être consulté, mais la source d’inventaire ou l’article d’inventaire global sélectionné peut ne pas pouvoir être modifié librement.

Important : Si vous devez modifier un lien d’inventaire après que des achats ont été effectués, vérifiez d’abord l’impact potentiel sur les achats existants et les quantités d’inventaire avant d’apporter des modifications.

Ce qui se passe lorsqu’un inventaire lié devient indisponible

Lorsqu’un inventaire global est archivé ou supprimé, il n’est plus disponible pour créer de nouveaux liens d’inventaire. Les liens existants sont conservés afin que les achats précédents restent associés au bon inventaire.

Si un inventaire devenu indisponible est toujours lié à une option d’achat active :

Une option d’achat sans variantes peut devenir indisponible à la vente.
Pour une option d’achat avec variantes, la variante indisponible peut être masquée.
Les autres variantes actives peuvent continuer à être vendues si elles sont toujours disponibles.

Si un inventaire archivé est restauré, il redevient disponible. Toutefois, certaines options d’achat liées peuvent devoir être réactivées manuellement avant que les acheteurs puissent de nouveau les acheter.